Πλατφόρμα διαχείρισης ξενοδοχείου

Το πλάνο δωματίων έχει σχεδιαστεί ώστε να δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να έχει την πλήρη εποπτεία σε όλα τα απαραίτητα δεδομένα. Οι διαφορετικές αποχρώσεις επισημαίνουν το status των κρατήσεων και τα εικονίδια την προέλευσή τους. Αλλαγές και παρεμβάσεις όπως η διαφοροποίηση των ημερών διαμονής, ακυρώσεις και μεταφορές γίνονται άμεσα και εύκολα. Δίνεται η δυνατότητα αυτοματοποίησης της καταχώρησης των κρατήσεων και ελαχιστοποίησης του χρόνου του προσωπικού αλλά και των ανθρώπινων λαθών. Παρουσιάζονται πληροφορίες όπως το σύνολο των διαθέσιμων δωματίων και το σύνολο των κατειλημμένων ανά ημέρα καθώς και τα κανάλια απ’ όπου προέρχονται. Η πρόσβαση στο πλάνο γίνεται εύκολη απο όλους τους εμπλεκόμενους, και οι αλλαγές ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο ώστε να υπάρχει πάντα διαθέσιμη η πλήρης εικόνα.
Επιλογή επιθυμητού ημερολογιακού διαστήματος
Λίστα δωματίων ανα τύπο
Ειδοποιήσεις νέων online κρατήσεων
Αυτοματοποιημένη εισαγωγή online κρατήσεων
Τοποθέτηση κράτησης στο πλάνο με Drag and Drop
Το σύστημα διαχείρισης bnbwiz προσφέρει τη δυνατότητα διασύνδεσης με όλα τα OTA’s. Με αυτό τον τρόπο οι κρατήσεις προστίθενται αυτοματοποιημένα στο πλάνο δωματίων και ο χρήστης απαλλάσσεται απο τον χρόνο καταχώρησης και την πιθανότητα λάθους. Επιπλέον, υπάρχει πλήρης συγχρονισμός μεταξύ των online καναλιών, της μηχανής κρατήσεων και του πλάνου δωματίων οπου καταχωρούνται και τηλεφωνικές κρατήσεις. Με αυτόν τον τρόπο, εξαλείφεται ο κίνδυνος διπλοκράτησης και υπάρχει άμεση ενημέρωση, σε όλα τα OTA’s και σε όλους τους χρήστες, για την πλήρη εικόνα της διαθεσιμότητας και των κρατήσεων.
O Channel Manager αμφίδρομης κατεύθυνσης προσφέρει τη δυνατότητα στους ξενοδόχους να διαχειρίζονται απο ένα κεντρικό σημείο όλα τα online κανάλια και την μηχανή κρατήσεων. Επιτρέπει την βέλτιστη κατανομή όλων των διαθέσιμων δωματίων σε όλα τα κανάλια και ενημερώνει αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο τη διαθεσιμότητα. Δεν χρειάζεται η χειροκίνητη και χρονοβόρα ενημέρωση των extranet κάθε καναλιού μεμονωμένα. Η πληροφορία που έρχεται απο τα OTA’s εισέρχεται στο σύστημα, όπως κρατήσεις, στοιχεία πελατών, στοιχεία πληρωμής και αλλαγές ή ακυρώσεις. Παράλληλα οι πληροφορίες που ο ξενοδόχος θέλει να προσθέσει στα κανάλια αποστέλλονται απο το πρόγραμμα διαχείρισης bnbwiz όπως διαθεσιμότητα δωματίων, διαφοροποιήσεις τιμών ανα ημέρα ή μαζικά, μη εμφάνιση πελατών, λανθασμένα στοιχεία καρτών κ.α. Τέλος, παρέχεται πλήρη πρόσβαση στα στοιχεία των καρτών που έχουν διατεθεί για την κράτηση απο τους επισκέπτες, εως και τρείς μέρες, μετά και την αποχώρηση τους.
Ασφαλής πρόσβαση στα πλήρη στοιχεία κάρτας
Δήλωση No Show στα OTA’s
Ειδοποίηση μη έγκυρης κάρτας
Αναζήτηση διαθεσιμότητας δωματίων με κριτήρια
Λίστα διαθέσιμων δωματίων βάση των κριτηρίων
Επιλογή επιθυμητού τιμοκαταλόγου
Αυτοματοποιημένη συμπλήρωση στοιχείων πελάτη
Το σύστημα διαχείρισης bnbwiz έχει σχεδιαστεί ώστε να επιτρέπει την καταχώρηση των κρατήσεων που έρχονται τηλεφωνικά, μέσω mail ή με την φυσική παρουσία του πελάτη στον ελάχιστο δυνατό χρόνο. Ο εντοπισμός των διαθέσιμων δωματίων μπορεί να γίνει είτε απευθείας απο το πλάνο είτε να χρησιμοποιηθεί το φίλτρο αναζήτησης οπου εμφανίζει μόνο τα δωμάτια που υπάρχουν διαθέσιμα σε σχέση με τα κριτήρια που επιλέγονται. Στην περίπτωση που η κράτηση αφορά επαναλαμβανόμενο (repeater) επισκέπτη, τα στοιχεία συμπληρώνονται αυτόματα. Τέλος οι χρεώσεις κατηγοριοποιούνται σε τιμοκαταλόγους απο τους οποίους μπορεί να επιλεχθεί ο επιθυμητός και εν συνεχεία πραγματοποιείται, με ευκολία, οποιαδήποτε αλλαγή η παρέμβαση.
Προτεινόμενη τιμή βάσει τιμοκαταλόγου
Επιλογή επιθυμητής τιμής ανεξαρτήτως τιμοκαταλόγου
Υπολογισμός προκαταβολής
Αποστολή email με οδηγίες πληρωμής
Με το bnbwiz γίνεται δυνατή η σύνδεση με όλους τους τρόπους πληρωμών και τις συνεργαζόμενες τράπεζες. Τόσο για τις κρατήσεις που έρχονται μέσω της μηχανής κρατήσεων στο site όσο και για εκείνες που καταχωρούνται τηλεφωνικά υπάρχει η δυνατότητα καταβολής προκαταβολής μέσω link ή με αυτοματοποιημένο mail με τα στοιχεία της κράτησης και τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού για την κατάθεση.
Η παρακολούθηση των ημερησίων εργασιών, γίνεται μέσω του μενού “Αφίξεις – Αναχωρήσεις”. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται ακριβής πληροφόρηση για τα δεδομένα της εκάστοτε ημέρας. Πιο συγκεκριμένα, διατίθεται ο αριθμός αφίξεων και των απαραίτητων πληροφοριών τους, ενώ παράλληλα υπάρχει πρόσβαση στον αριθμό αναχωρήσεων με ακριβή εικόνα τυχόν ανεξόφλητου υπολοίπου (δωμάτιο – μπαρ – εστιατόριο). Επιπλέον μπορεί να γίνει η καλύτερη δυνατή πρόβλεψη των προμηθειών που θα χρειαστούν, σύμφωνα με τα προγραμματισμένα γεύματα και φυσικά των απαραίτητων ανθρώπινων πόρων, για την κάλυψη των αναγκών των επισκεπτών. Τέλος, υπάρχει άμεση πρόσβαση στο ιστορικό κινήσεων των πελατών που αναμένονται για την καλύτερη και πιο προσωποποιημένη η εξυπηρέτηση.
Επιλογή επιθυμητής ημερομηνίας
Φίλτρα κατάστασης δωματίων
Εμφάνιση αποτελεσμάτων βάσει κριτηρίων
Μαζική ενημέρωση τιμών και διαθεσιμοτήτων
Τροποποιήσεις σε επίπεδο ημέρας και εβδομάδας
Ανάλογα με την εποχικότητα και τη ζήτηση διαμερισμάτων, υπάρχει η δυνατότητα διαφοροποίησης τιμής σε επίπεδο ημέρας ή συγκεκριμένων ημερομηνιών όπως για παράδειγμα σαββατοκύριακα ή αργίες. Ακόμα υποστηρίζονται πολλαπλοί τιμοκατάλογοι, ανάλογα με τους τύπους δωματίων, τον αριθμό ατόμων που διαμένουν στα δωμάτια, την κάλυψη γευμάτων, την ημερομηνία κράτησης κ.α. Με αυτό τον τρόπο αυξάνονται τα περιθώρια κέρδους ιδίως σε περιόδους υψηλής ζήτησης αλλά και αποτελεί κίνητρο για τους επισκέπτες να ταξιδέψουν σε περιόδους χαμηλής ζήτησης άρα αύξηση της πληρότητας.
Χρησιμοποιώντας το σύστημα διαχείρισης bnbwiz για την ενσωμάτωση των όρων συμβολαίων με συμβατικά πρακτορεία, οι πολύπλοκοι όροι και η σύνθετη παρακολούθηση της συνεργασίας απλοποιούνται. Ο ξενοδόχος μπορεί να επιλέξει τιμοκαταλόγους που αφορούν τις κρατήσεις των πρακτορείων οι οποίες διαφοροποιούνται σύμφωνα με τις τιμές, τις ελάχιστες μέρες διαμονής, τους όρους πληρωμής κ.α. Ακόμα μπορεί να γίνει εύκολα η τιμολόγηση των πρακτορείων με ηλεκτρονικό και οργανωμένο τρόπο, τα τιμολόγια μπορούν να αποστέλλονται άμεσα μέσω mail και οι πληρωμές να λαμβάνονται έγκαιρα. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται βελτίωση της ρευστότητας του ξενοδοχείου και εύκολη συμφωνία καρτέλας και υπολοίπου.
Ενσωμάτωση συμφωνιών Tour Operators
Πληροφορίες διατροφής
Πληροφορίες πολιτικών ακύρωσης
Μέσω του συστήματος διαχείρισης bnbwiz, αυτοματοποιούνται οι διαδικασίες του λογιστηρίου. Για κάθε κράτηση δημιουργείται το αντίστοιχο προσχέδιο τιμολόγησης το οποίο εκδίδεται με μια κίνηση εφόσον το επιλέξει ο χρήστης. Επιπλέον υπολογίζεται αυτόματα ο φόρος διαμονής και εκδίδεται το αντίστοιχο παραστατικό σύμφωνα με τις φορολογικές διατάξεις. Οι εξωτερικοί συνεργάτες λογιστηρίου μπορούν να έχουν πρόσβαση στα στοιχεία που τους ενδιαφέρουν καθώς και να λαμβάνουν το αντίστοιχο report ηλεκτρονικά. Με αυτό τον τρόπο εξοικονομείται χρόνος γραφειοκρατικής δουλειάς ο οποίος μπορεί να αξιοποιηθεί σε περισσότερο εποικοδομητικές και προσοδοφόρες εργασίες. Βελτιώνεται η συνεργασία με τα εξωτερικά λογιστήρια και αποφεύγονται λάθη και παραλήψεις που μπορεί να δημιουργήσουν οικονομικές επιπτώσεις στο ξενοδοχείο. Το bnbwiz συνδέεται αυτόματα με την εφαρμογή myDATA της ΑΑΔΕ για την αποστολή των παραστατικών σας.
Το bnbwiz μπορεί να δημιουργεί το βέλτιστο καθημερινό πρόγραμμα καθαριότητας σύμφωνα με τις απαιτήσεις κάθε ξενοδοχείου. Στο πρόγραμμα περιλαμβάνονται μόνο τα δωμάτια που πρέπει να καθαριστούν ανάλογα με την μέρα που έγινε το check in, το κανάλι απ’ όπου προέρχεται η κράτηση, τις ειδικές απαιτήσεις των επισκεπτών κ.α. Ακόμα υπάρχει λεπτομερής περιγραφή των εργασιών καθαριότητας που πρέπει να γίνουν όπως αλλαγή σεντονιών, καθαριότητα ή αλλαγή ανάλογα με την πολιτική κάθε ξενοδοχείου. Ο ξενοδόχος μπορεί να προβλέψει τις ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό ανάλογα με το φόρτο εργασίας και κατανείμει αποδοτικότερα το χρόνο των εργαζομένων.
Εμφάνιση προγράμματος καθαριότητας ανα ημέρα
Αναλυτική λίστα εργασιών ανα δωμάτιο
Μαζική ενημέρωση μετά την ολοκλήρωση του καθαρισμού
Το σύστημα διαχείρισης bnbwiz ενσωματώνει πληθώρα αναφορών και αναλύσεων, ώστε να προσφέρει σαφή και πλήρη εικόνα των δραστηριοτήτων του ξενοδοχείου και να προσφέρει όλη την απαραίτητη πληροφόρηση στη διοίκηση για την ορθολογική χάραξη της καταλληλότερης στρατηγικής. Οι αναφορές διευκολύνουν την εργασία των χρηστών σε καθημερινή βάση. Προσφέρονται πληροφορίες όπως η πληρότητα, συγκρίσεις δεδομένων προηγουμένων ετών, τάσεις της αγοράς, αποτελεσματικότητα των καναλιών, εθνικότητες των επισκεπτών και πολλά άλλα. Ενδεικτικό παράδειγμα εξοικονόμησης χρόνου είναι το report με τα στοιχεία που απαιτούνται απο την ΕΛ.ΣΤΑΤ, το οποίο και παράγεται αυτόματα απο το bnbwiz στην μορφή ακριβώς που επιθυμεί η στατιστική αρχή. Με τον χειρόγραφο τρόπο η διαδικασία αυτή εκτιμάται σε 2-6 παραγωγικές ώρες το μήνα οι οποίες εξοικονομούνται πλέον πρός όφελος του ξενοδοχείου.
Για ιδιοκτήτες περισσότερων του ενός ξενοδοχείου, το σύστημα bnbwiz έχει προβλέψει την ενσωμάτωσή τους σε ένα κεντρικό σημείο διαχείρισης με εύκολη εναλλαγή στο περιβάλλον ανάλογα την μονάδα.
Διαχείριση πολλαπλών καταλυμάτων με εναλλαγή καρτέλας